Une session de formation des cadres du ministère de l’environnement et des ressources forestières en rédaction des correspondances administratives essentielles a été ouverte ce 17 mars 2021 à Lomé par le directeur de cabinet, Dr KODJO Kudadzé. Durant trois (3) jours, une quarantaine de cadre composée de directeurs généraux, centraux et chefs de division, des secrétaires particulières et du staff du cabinet du ministre seront outillés sur le format, le contenu et le circuit des correspondances, afin d’éviter les va-et-vient des parapheurs qu’on observe tous les jours et qui font perdre énormément du temps dans le traitement des correspondances. Cette session a été possible grâce à l’appui financier du projet de renforcement des capacités forestières et environnementales (PRECAFE).
La correspondance est considérée comme messagère auprès des destinataires d’une administration. De ce fait elle doit inspirer confiance en interne et à l’extérieur. Elle doit refléter le niveau intellectuel et la célérité du cadre qui l’a rédigé. De l’extérieur ce qui est apprécié, c’est le sens administratif traduit, un contenu clair compréhensif dans un style soigné, bien adapté aux circonstances. Ainsi la correspondance rédigée dans les règles de l’art permet de garantir un contrôle efficace et rapide, une vue nette des relations avec l’extérieur.
La pratique administrative est un art. Elle requiert une bonne connaissance de règles y afférent, indépendamment des connaissances techniques de l’agent. Le ministère de l’environnement et des ressources forestières qui travaille sur des thématiques très variées et avec une large palette d’acteurs, communique abondamment et ressent le besoin d’amélioration de ce fait sa communication.
Il s’agira de rappeler les règles d’une bonne rédaction administrative, notamment des lettres, des notes, des rapports et éventuellement des discours suivi des exercices pratiques.
Prenant la parole au nom de son ministre, initiateur de cette session, le directeur de cabinet, Dr KODJO Kudadzé, a souligné que le flot impressionnant de compte rendu, de mémo, de notes, de projets de lettre qui coulent dans le circuit des signatures au niveau du secrétariat général ou du cabinet doit être bien rédiger, afin de permettre à leurs destinataires d’avoir une compréhension facile. Malheureusement a-t-il poursuivi, ce n’est pas le cas. Plusieurs insuffisances sont souvent constatées. La récurrence de ces insuffisances ne peut trouver de solution qu’à travers un renforcement des capacités en règles de rédaction administrative a-t-il confirmé.
Au programme de cette formation on retient les généralités sur la rédaction des documents administratifs, la notion de document administratif, les différents types de documents administratifs et le style administratif. Outre ces généralités, le formateur M. Déo AHONDO, ancien secrétaire général du gouvernement a donné tout ce dont les participants ont besoin pour améliorer la rédaction administrative. Il les a conseillé de continuer à lire et surtout, ne pas perdre de vue les règles grammaticales et de conjugaison, car on ne finit jamais d’apprendre a-t-il conclu.
